September 04, 2014

書類はスキャンしてクラウドに保存

数年前から、郵送されてくるような書類で保管しておいた方が良さそうなものは、富士通のScanSnapでスキャンしてPDF化し、ハードディスクに保存、ハードディスクのそのフォルダをまるごとクラウドのストレージであるMozyとシンクさせている。
今日時点で、PDFは約1,800ファイルあり、450MBの容量になっている。Mozyは今のところ2GBまで無料なので費用はかかっていない。この調子だとあと数年分は無料でアップロードできるはずだし、その間には2GBという無料制限ももっと上がってるんじゃないかなあ。
ScanSnapは初代か2代目という古いものだけど、未だに機能充分。カラーで両面スキャンしてくれ、書類の文字判読には問題ない。Macintoshで使っているが、スキャンとフォルダへ保管するアプリケーションもまああまり不満は感じていない。
スキャンした後の管理は、目的別のフォルダに投げ込んでいくだけ。ファイル名のネーミングに悩まないように、その書類の日付にしている。いざとなったときにPDFを開くわけで、そもそもその頻度は低いと考えているのでスキャン作業重視で行っている。
Mozyのサービスが危うくなったら他のクラウドストレージサービスに乗り換えればいいと思ってるが、それよりもMacのHDDが心配なのでそろそろDVDに焼いておこうかとは思ってる。なお、MozyにもiOSやAndroidのアプリがあるので、どこでもPDFを開いて書類を確認できる。
紙のままでの保管だと結構スペースをとるので、こういう方法はおすすめです。

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